הרשות להגנת הפרטיות פרסמה מסמך מדיניות בנושא איסוף ושימוש במידע ביומטרי במקום העבודה

6.3.2024 עו"ד נועה גבע

השימוש במידע ביומטרי, כמו טביעות אצבע ותווי פנים, כדי לעקוב ולנהל את נוכחות העובדים בעבודה הופך נפוץ יותר. ארגונים רבים משתמשים כיום בטכנולוגיות ביומטריות לניטור נוכחות ושעות עבודה באמצעות מכשירים כמו שעוני נוכחות ביומטריים. בעתיד צפוי שימוש הולך וגובר של ארגונים גם בטכנולוגיות לזיהוי ביומטרי המבוססות על זיהוי תכונות התנהגותיות של עובדים, כגון דפוס וצורת הליכתם, אף ללא צורך במגע או בקרבה פיזית למכשירים לשם ביצוע הזיהוי.

השימוש במידע ביומטרי למעקב אחר נוכחות עובדים מעורר חששות שונים בנוגע לפרטיות העובד, למשל בהקשרים של שימוש לא מורשה בנתונים שנאספו, יצירת אווירה של משטור במקום העבודה, גניבה או חשיפה של המידע, בעיות הנוגעות להסכמה ועוד. איזון בין היתרונות של טכנולוגיה ביומטרית להגנה על פרטיות הפרט מצריך שיקול דעת ועמידה בסטנדרטים אתיים ומשפטיים.

על רקע זה, הרשות להגנת הפרטיות פרסמה מסמך מדיניות למעסיקים בבואם לאמץ טכנולוגיות ביומטריות.

במסמך מבהירה הרשות שאיסוף המידע הביומטרי והשימוש בו חייבים להיעשות באופן סביר ומידתי, תוך יידוע העובדים וקבלת הסכמתם לכך, תוך יישום כללי אבטחת המידע, ותוך הקפדה על עיקרון צמידות המטרה. 

לגישת הרשות, איסוף מידע ביומטרי למאגר מידע ושימוש בו במסגרת מקום העבודה עשוי להיחשב צעד בלתי מידתי, אלא אם קיימת הצדקה לדברים (כגון קושי ספציפי של מעסיקים לפקח על נוכחות עובדים במקום העבודה) ואין בנמצא חלופה סבירה אחרת.

הסכמת העובד: הרשות מבהירה כי השימוש במערכות הביומטריות צריך להיעשות רק לאחר קבלת הסכמה מפורשת ומודעת מצד העובד. כדי לקבל הסכמה מדעת, על המעסיק ליידע את העובדים בפרטים הנוגעים לשימוש במערכות הביומטריות ובכלל זאת בדבר מטרת השימוש, סוגי המידע שנאסף, השימושים שייעשו במידע, אופן שמירת המידע ואבטחתו בידי המעסיק, הגורמים שלהם תהיה גישה למידע, וכן משך שמירת המידע.

בהיעדר הסמכה אחרת בחוק, איסוף ושימוש במידע ביומטרי של עובד לבקרת נוכחות חייבים להיעשות בהסכמת העובד, אשר צריכה להיות הסכמה מדעת. עם זאת, בנסיבות בהן השימוש במערכות ביומטריות לבקרת נוכחות נעשה באופן מידתי, רשאי מעסיק לדרוש מעובד כי ייתן הסכמתו לאיסוף המידע, וסירוב העובד עלול להיות בעל השלכות מבחינת יחסי העבודה בין הצדדים.

בנוסף, אם העובד אינו מסכים לאיסוף מידע ביומטרי, יש לאפשר חלופה אחרת. במצב כזה, עובד המסכים למסור את המידע הביומטרי משיקולי נוחות למשל, יוכל לעשות כן, ומי שמבקש להימנע ממסירת מידע כאמור, יוכל להמשיך ולהזדהות בדרכים אחרות.

עם זאת, הסכמת עובדים לאיסוף ולשימוש במידע ביומטרי היא הכרחית אך לא מספיקה. גם אם מתקבלת הסכמת העובד, אין בכך כדי להכשיר את איסוף המידע הביומטרי והשימוש בו בנסיבות בהן יימצא כי איסוף זה אינו עומד בתנאי המידתיות.

הרשות מדגישה את החשיבות שבעריכת תסקיר השפעה על פרטיות, עבור כל ארגון המחליט לאסוף מידע ביומטרי על עובדיו, טרם תחילת האיסוף. תסקיר הוא תהליך אשר נועד לסייע לארגון באיתור, הערכה וניהול של סיכונים לפרטיות בפעילויות עסקיות וארגוניות אחרות הכוללות עיבוד של מידע אישי.

___________________________________________________________________

עדכון זה אינו מהווה ייעוץ או חוות דעת משפטית בנושא, והוא מוגש כסקירה כללית. בכל נושא ספציפי יש לפנות למשרדנו לקבלת ייעוץ.